Que se passe-t-il lorsque plusieurs personnes s’asseyent au tour d’une table pour trouver de nouvelles idées, prendre des décisions en commun, se mettre d’accord sur les plans d’actions ou les actions de communication. Pour rendre plus efficaces ces travaux en groupe, nous avons formalisé plusieurs méthodes dynamiques de travail en groupe adaptées à différentes situations (créativité, conception de questionnaire, formalisation de référentiels compétences, définition de priorités, préparation de plan d’action…). Elles sont bien entendu compatibles avec les démarches en vogue telles que design thinking, forums ouverts, world cafe…

Voici quelques qualités communes à ces différentes méthodes d’animation :

• Elles sont souvent assistées par des outils informatiques simples à utiliser (même si les PostIt ont parfois du bon !).
• Le compte rendu est disponible immédiatement dès la fin de chaque réunion.
• Le compte rendu est la copie conforme de ce que les participants ont eu sous les yeux tout au long de la réunion.
• Elles respectent la dynamique de groupe, donnent la parole à chaque participant.
• Elles optimisent le temps passé en réunion présentielle.
• Elles permettent de travailler en asynchrone.
• Elles sont compatibles avec les logiques de web conférence, des participants connectés à partir de différents sites.
• Leur formalisation permet une appropriation rapide par les animateurs, même occasionnels.

Ces méthodes sont couramment utilisées dans nos actions de conseil et nous sommes prêts à les partager lors de séances de formation inter ou intra entreprise.

Le livre sur les réunions assistées par informatique, rédigé par Pablo SANTAMARIA, passe en revue l’ensemble des méthodes d’animation et propose plusieurs ruptures importantes pour des réunions plus efficaces.