4 conseils pour un télétravail efficace

Transformer une crise en opportunité. La formule est assez classique mais pour une fois, depuis le discours de notre Président lundi 16 mars et à l’exception de certaines professions directement mobilisées pour se battre sur le front du corona virus, tout le monde est concerné

Comme votre organisation est très probablement confrontée à un télétravail imposé, voici quatre conseils issus de mes nombreuses expériences d’accompagnement d’entités dans leur transformation digitale.

Gardez des rituels synchrones

Des rituels synchrones plus ou moins formalisés existent dans toutes les structures : réunions de direction ou de service hebdomadaires (souvent le lundi matin….), points mensuel sur les ventes, revues de projet, discussions autour du café après la cantine pour parler des cas particuliers qui ne passent pas dans le workflow…

Ces rituels sont bien souvent présentiels et synchrones : les personnes sont présentes dans la même pièce et les échanges se font en temps réel, des réponses (ou du moins des éléments de réponses…) sont proposés immédiatement.

Avec la généralisation du corona virus, vous pouvez dire adieu aux aspects présentiels pour au moins deux semaines. Oubliez le présentiel, mais gardez un minimum de rituels synchrones. La qualité des relations humaines au sein de votre communauté de travail en dépend. Fixez des horaires stables, des réunions à distance (avec les bons outils). Prenez de nouvelles habitudes ! Nombre de collaborateurs sont en situation de stress avec leur environnement personnel bouleversé et l’utilisation d’outils en ligne risque de distendre, de « refroidir » les relations humaines : raisons de plus pour inventer de nouveaux rituels, apprendre à sourire à distance !

Apprivoisez l’asynchrone

Gérard ne peut plus passer la tête dans votre bureau pour vous demander si vraiment on peut rester à 2.500 euros sur l’appel d’offre à rendre pour cet après midi. Et donc Gérard aura plus de mal à avoir une réponse immédiate à sa question. Est-ce vraiment grave ?

 

Il reste dans nos cerveaux reptiliens des gènes de survie qui ne sont plus vraiment utiles dans nos actions au quotidien. Un peu de la même façon, nous avons gardé dans nos gènes de management des vieilles habitudes qui datent du temps où l’information ne pouvait pas être stockée, quand le seul moyen de l’obtenir était d’aller parler directement à la personne la possédant (et il semblerait que même les générations millénium réactivent vite ce réflexe dans un environnement de travail classique!). Un temps que certains managers regrettent d’ailleurs amèrement car ils pensaient contrôler la situation en se basant sur le fait que information = pouvoir.

Mais ces temps là sont révolus. L’information est stockée partout (et parfois même se retrouve exposée à l’insu de notre plein gré). Plus aucune raison donc de donner autant d’importance aux échanges synchrones, d’attendre que la personne la détenant soit disponible en même temps que vous. Il nous faut au contraire apprendre à stocker intelligemment l’information, la structurer pour faciliter son transfert, son utilisation et les prises de décision des responsables autorisés à la consulter.

Mais ces temps là sont révolus. L’information est stockée partout (et parfois même se retrouve exposée à l’insu de notre plein gré). Plus aucune raison donc de donner autant d’importance aux échanges synchrones, d’attendre que la personne la détenant soit disponible en même temps que vous. Il nous faut bien au contraire apprendre à stocker intelligemment l’information, la structurer pour faciliter son transfert, son utilisation et les prises de décision des responsables autorisés à la consulter.

Cela implique un autre rapport au temps mais aussi un degré supplémentaire de confiance pour partager réellement ces informations, abandonner une partie du pouvoir qui pouvait paraître attaché à la possession de ces informations.

Pourquoi ne pas profiter de ce confinement imposé pour découvrir une autre posture par rapport au temps ? Apprendre à traiter les informations en fonction de leur disponibilité sans exiger immédiateté absolue ?

Choisissez les bons outils

Je vais peut être décevoir nombre d’entre vous. Mais, contrairement à certains discours commerciaux rabâchés sur les salons ou dans les publicités en ligne, l’outil miracle adapté à toutes les situations n’existe pas.

Peut être n’avez vous même pas besoin de changer d’outils ? Peut être utilisez vous déjà sans le savoir une des solutions accessibles en ligne qui offrent déjà des possibilités étendues de collaboration ? Les études montrent que les fonctionnalités des grandes suite bureautiques ou collaboratives sont sous utilisées.

Le choix de l’outil va bien sur dépendre de l’existant mais aussi de votre mode de fonctionnement. Combien de personnes sont concernées dans votre organisation : 5, 50, 500 ou 5.000 ? Avez vous besoin d’échanger avec de nombreux clients et fournisseurs, ou votre besoin est-il surtout interne ? Quel est le pourcentage de génération Y et Z parmi vos collaborateurs ? Est-il important que vos données soient stockées sur vos propres serveurs, ou peuvent-elles être présentes dans le cloud ?

Un échange avec un expert ayant une bonne visibilité des différents outils et de leurs gammes de fonctionnalités peut vous permettre de gagner un temps précieux et d’éviter de vous engager dans des impasses technologiques à moyen terme.

Pensez à former, tutorer

Même si certains outils semblent très simples à prendre en main, ne partez pas du principe que tout va fonctionner tout seul ! Comme dans tous les projets de changement il faut prévoir un accompagnement, éventuellement des formations, du tutorat.

Nous venons de voir dans les points précédents l’importance de changer les habitudes de travail, le rapport au temps et à la détention/rétention d’information. Pour déclencher ces changements il faut prouver qu’ils sont nécessaires, montrer l’exemple et encourager les comportements vertueux.

Peut être avez vous déjà les compétences en interne pour accompagner ces changements de comportement, développer de nouvelles habitudes de travail. Mais attention : il n’est pas toujours facile de conseiller sur ces aspects d’utilisation de nouveaux outils lorsque les deux personnes concernées sont aussi en relation hiérarchique.

 

Voila donc quatre points importants. Si vous les respectez, vous avez de bonnes chances que votre organisation sorte renforcée de cette épreuve du corona virus! Si vous en connaissez d’autres, n’hésitez pas à commenter cet article ! Si vous avez besoin d’aide pour rendre votre organisation plus efficace, l’équipe de FORMITEL est à votre disposition au 01 42 79 85 20. Même en situation de confinement nous pouvons intervenir à distance pour mettre en place et paramétrer de nouveaux outils!

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